Como Organizar un Torneo de Futbol Sala

Organizar un torneo de fútbol Sala puede ser una gran idea para financiar o promocionar tu club, pero también una oportunidad de diversión para los equipos de fútbol Sala locales. Si quiere que su torneo tenga éxito, debe estar bien planeado y organizado profesionalmente. Hacer tu propio torneo es un trabajo importante, pero muy gratificante. Para organizar  torneos fútbol Sala, tendrás que presupuestar tu evento, encontrar un buen lugar, organizar tu torneo, atraer equipos y organizar tu torneo.

Parte 1: Presupuestar su evento

1. PREPARAR UN PLAN DE GASTOS

Puedes usar una hoja de cálculo de Excel o hacer una lista para ayudarte a llevar un registro de los gastos del torneo. Necesitas tener documentación escrita de los costos del torneo para organizar tus finanzas y explicarlas fácilmente a tus fuentes de financiación.

Ponga todas las transacciones en una hoja de cálculo con una reserva extra. Calcule el costo total del torneo para que pueda planear cómo financiarlo.

Utiliza una hoja de cálculo de Excel para realizar cálculos sencillos o una hoja de cálculo de Google Sheet para acceder a ella desde cualquier dispositivo, lo que facilita la introducción de datos a través del teléfono.

2. DETERMINAR EL COSTO DE MERCADO PARA EL ALQUILER DEL CAMPO DE FÚTBOL SALA Y EL EQUIPO.

Necesitas tener una idea general de los costos asociados con el alquiler de un campo para tu torneo.

Contacte con las organizaciones políticas, escuelas y clubes deportivos locales para averiguar sobre los campos disponibles y sus costes de alquiler. Introduce las cantidades en tu hoja de cálculo.

Mientras investiga los costos, recuerde también averiguar las reglas y políticas del ayuntamiento, por ejemplo.

3. ESTIMAR EL COSTO DE LOS PREMIOS DEPORTIVOS

Tendrás que decidir si prefieres dar recompensas por la participación o sólo por la parte superior del ranking. Para estimar el número de trofeos necesarios, multiplique el número de equipos previstos por el número medio de jugadores por equipo.

Por razones económicas, el número estimado de equipos debe corresponder al máximo que pueda acoger o al número de equipos de su zona si desea permanecer en ella.

4. CALCULAR LOS COSTES DE PERSONAL

Necesitará árbitros, personal de boxes, personal de seguridad, equipos de limpieza y gente que le ayude en las transiciones entre partidos. Pregunte a otros organizadores de su zona sobre los precios que pagan o busque en Internet un rango salarial.

Considere el uso de voluntarios para el arbitraje, la limpieza o el manejo de la cabina. Podrías considerar pedir a los equipos participantes que ofrezcan un cierto número de padres voluntarios cuando los equipos no jueguen, lo que sería una condición para poder asistir al evento.

5. DETERMINAR EL PRECIO DE LAS LICENCIAS

Un stand puede traer mucho dinero a su organización pero debe proveerlo de comida y bebida.

Calcule estos costos y cualquier otro costo involucrado, como el alquiler de mesas o cabinas.

Recuerde pedir permiso si planea preparar comida dentro de las cabinas.

Considere la posibilidad de pedir comida preparada, como la pizza, e inclúyala en su presupuesto.

6. BUSCAR PATROCINADORES

Si está dispuesto a promocionar otras empresas o eventos, los patrocinadores pueden compensar una buena parte de sus gastos. Puede que incluso tenga que asociarse con otra organización para compartir los gastos e ingresos.

Asegúrate de poner los acuerdos de patrocinio por escrito y cumplir con tu parte del contrato.

Es posible que tenga que anunciarse en forma de sociedad. Los anuncios podrían ser colocados en camisetas, carteles o vallas publicitarias que se podrían utilizar para anunciar durante el torneo. Considere la posibilidad de colocar carteles cerca de las esquinas del campo.

Parte 2: Encontrar el lugar correcto para su torneo

1. ELIGE UNA FECHA

Antes de reservar el lugar, deberá elegir una fecha para asegurar la disponibilidad del campo deseado el día o el fin de semana del evento.

Su torneo no debe superponerse con otros eventos similares y será más atractivo para los equipos si elige una fecha durante el período del torneo de fútbol Sala regular en su área.

Dependiendo del número de lanzamientos que tengas y el número de equipos que hayas planeado, puede que necesites organizar el torneo durante un fin de semana. Asegúrate de dejar suficiente tiempo para cada juego.

Encuentra un campo disponible

2. ENCONTRAR UNAS PISTAS ADECUADAS

Su torneo debería incluir al menos un campo de fútbol Sala, sin embargo, más campos significa más participantes. Consulte la lista de campos que se han sondeado durante el proceso de presupuestación para elegir la mejor opción. En España hay multitud de campos de fútbol sala, por lo que no debería ser difícil.

Llama a las instalaciones locales, especialmente a las que han sido anfitrionas de torneos de fútbol Sala en el pasado. Considere el número de equipos que jugarán en su torneo para ayudarle a determinar sus necesidades de espacio. Es posible que pueda obtener un campo libre aprovechando una oportunidad de asociación. Por ejemplo, una escuela local podría permitirte usar su campo si los declaras como patrocinadores y les das visibilidad.

Asegúrate de que tu tierra tiene asientos

3. ASEGÚRATE DE QUE TU CAMPO TIENE ASIENTOS

Su torneo traerá espectadores que querrán ver a los equipos jugar cómodamente. No confíe en que los espectadores traigan sus propios medios para sentarse. Necesitará un campo con gradas.

4.  ASEGURARSE DE TENER INSTALACIONES SANITARIAS ADECUADAS

El sitio que elija debe tener baños de fácil acceso. Si crees que no habrá suficientes baños para tu evento, considera la posibilidad de alquilar un baño móvil.

También podría considerar la posibilidad de proporcionar vestuarios.

Averigüe las condiciones de uso del campo.

Parte 3: Crear su torneo

1. NOMBRAR SU TORNEO

Elija un nombre que atraiga la atención y haga saber a la gente qué tipo de torneo es. Dependiendo de su área geográfica o del tipo de organización, podría incluir el nombre de la región u organización en el nombre del torneo. Considere que los equipos son más propensos a participar en un torneo que parece elitista o por una buena causa. Por ejemplo, si estás recaudando dinero para algo como una obra de caridad o un viaje escolar.

Al mismo tiempo, un torneo en una gran área geográfica puede ser llamado «15º Torneo de Fútbol Sala Sub13 de «Zona». Si quieres probar algo divertido, puedes llamarlo un «Torneo de Fútbol Sala «nombre que decidas».

2. RECLUTAR VOLUNTARIOS

El uso de voluntarios le permitirá obtener más ingresos porque tendrá menos gente que reclutar. Póngase en contacto con las universidades y organizaciones cívicas locales para buscar voluntarios que ayuden a arbitrar los juegos, a servir en las gradas, a recoger la basura, a dar indicaciones al público, a vigilar el área, a recordar a la gente las reglas y otros deberes básicos.

Si planeas confiar en equipos para que te proporcionen voluntarios, piensa en esto al reclutar. Siempre es mejor tener demasiados voluntarios que no los suficientes. No utilice voluntarios para la seguridad, a menos que trabajen en la seguridad o en la aplicación de la ley. En lugar de eso, contrata a los guardias de seguridad por horas.

3. ESTABLECER LAS REGLAS DE SU TORNEO

Al establecer normas, se asegura de cumplir las obligaciones a las que se ha comprometido cuando arrienda la tierra, como mantenerla limpia y no dañar el césped. También puede establecer reglas estándar para el buen espíritu deportivo y protegerse en caso de un incidente.

Establecer reglas permite excluir a alguien que se comporta de manera inapropiada.

Ejemplos de reglas: no tirar basura, no golpear, no insultar, no dañar las instalaciones, no comer en el campo.

4. CONTACTAR CON LA POLICÍA Y LOS BOMBEROS

Asegúrese de que las autoridades estén informadas de su torneo en caso de una situación de emergencia.

También puede pedirles recomendaciones sobre cómo asegurar el torneo o si hay alguna legislación específica que no conozca en relación con la organización de eventos como el suyo.

Parte 4: Encontrar equipos para jugar en su torneo

1. PROMOCIONAR SU EVENTO

Informen al público de su torneo colocando carteles o anuncios. Pregunte a los clubes o escuelas locales si puede incluir su evento en su boletín de noticias o si puede publicar la información en un lugar visible para los jugadores de fútbol Sala o los entrenadores. Asegúrate de dar información de registro del equipo como tu dirección de correo electrónico o número de teléfono.

Exhibe carteles en las tiendas de deportes locales o cerca de los clubes deportivos.

Ponga anuncios en los periódicos locales y en los sitios web locales, especialmente aquellos que ofrecen referencias gratuitas de su torneo.

2. LLAMAR A LOS CLUBES DE FÚTBOL SALA LOCALES

Reúnete con los equipos para informarles sobre tu torneo.

Si no hay clubes de fútbol Sala en su área, llame a los clubes deportivos locales o a las organizaciones de las pequeñas ligas, dependiendo del grupo de edad al que se dirija.

3. ORGANIZAR SUS PROPIOS EQUIPOS

Si no hay equipos existentes en su área geográfica, siempre puede organizar un torneo animando a la comunidad a crear sus propios equipos.

Esto puede ser particularmente efectivo para los adultos, ya que muchos de ellos ya no juegan en los clubes. Los equipos pueden formarse alrededor de lugares de trabajo, iglesias o grupos sociales.

Por ejemplo, ahora hay muchos torneos de fútbol Sala de empresa a empresa en los estadios de la ciudad.

4. REGISTRAR LOS EQUIPOS

Pida a cada equipo que proporcione información de registro, incluyendo el nombre del equipo, el contacto con el árbitro y una lista de jugadores. Si va a pedir camisetas para su torneo, es una buena idea pedir las tallas de los jugadores en el momento de la inscripción para facilitar la distribución de las camisetas. Puedes registrar equipos por correo electrónico o a través de un sitio web dedicado.

Pídele a los jugadores que paguen todo o parte de la cuota de registro en ese momento para evitar retiros. Haz una lista de jugadores para ver cuántas recompensas hay que pedir. Consigue las tallas de las camisetas para que puedas crear un premio para cada equipo.

Parte 5: Organización de su torneo de fútbol Sala

1. DETERMINAR EL PROGRAMA

Una vez que los registros estén finalizados, cree un programa y las rotaciones para que cada equipo juegue. Asegúrate de tener suficiente tiempo para cada juego y para la limpieza.

Cuando finalice el programa, haga copias para que cada equipo tenga acceso a él el día o la semana del torneo.

Por ejemplo, puedes usar una aplicación  para manejar fácilmente un equipo.

2. CONSEGUIR EL EQUIPO NECESARIO

Espere a que le indiquen el número de equipos participantes antes de proveerse de ellos.

Esto incluye premios (medallas y trofeos), puestos de comida, carteles, material de registro y camisetas si lo desea.

Es posible que necesite pedir comida por adelantado, así que contacte con su proveedor para determinar lo que debe estar disponible el día del torneo.

Preparar el campo con antelación

3. PREPARAR EL CAMPO DE ANTEMANO

En aras del profesionalismo, su torneo debe estar listo para comenzar antes de que los participantes empiecen a llegar.

Ve al campo el día anterior para asegurarte de que las instalaciones están listas y también ve al lugar del torneo temprano por la mañana para preparar la mesa de registro y las gradas.

Haz saber a tus voluntarios a qué hora deben llegar para que no asuman que es la hora de inicio del torneo. Puede que te encuentres sola instalando el equipo.

4. ASIGNAR UN PAPEL ESPECÍFICO A CADA VOLUNTARIO

Sus voluntarios necesitan saber cuál es su misión y cómo llevarla a cabo adecuadamente.

Aunque algunos pueden tener un doble papel, no esperes que ocupen todos los puestos. Determinar las horas que necesitan para estar en el trabajo y donde necesitan trabajar…

Por ejemplo, la asignación de un voluntario podría ser de 1 a 3 p.m. en un stand o de 8 a 10 a.m. para dar información en la entrada.

5. REGISTRAR EQUIPOS EN UN LUGAR ESPECÍFICO

Se espera que un representante del equipo se registre con usted o con el personal del torneo. Coloca la mesa de registro en un área central (entradas al campo o al estacionamiento, etc.). Proporcione una copia de las reglas del torneo, el programa de juego y un mapa del lugar de reunión para cada representante del equipo. Trate de utilizar una mesa o un escritorio para facilitar la visibilidad de la zona de registro.

Si hay camisetas para su torneo, puede repartirlas en el registro. Agrupen las camisetas por nombre de equipo, para poder distribuir cada premio al representante correspondiente.